Sich selbst managen- Zeitmanagement

Sich selbst managen- Zeitmanagement

Arbeitsmethodik ist immer persönlich und individuell. So gibt es auch keine allgemeingültigen Regeln. Jeder arbeitet zwar irgendwie methodisch, aber eben irgendwie und meist nicht effektiv. Es gilt für sich Regeln zu finden, die das Arbeitsleben erleichtern. Wenn sie effektiver arbeiten, können Sie auch anspruchsvollere Aufgaben annahmen und sich Freiräume fürs Privatleben schaffen. Überstunden müssen nicht immer sein. Und: Sie leben Ihren Mitarbeiter eine effiziente Arbeitsweise im Flow-Kanal vor.

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Bestandsaufnahme – Sich selbst managen

Die Arbeitsmethodik hängt immer von Ihrer Situation (Reisebedarf, Stellung in der Organisation, Infrastruktur etc.) ab oder auch davon, mit welchem Chef Sie zusammenarbeiten oder zusammengearbeitet haben sowie von zufällig erworbenen Gewohnheiten. Es gilt also, sich erst einmal klar über Ihre Rahmenbedingungen zu werden und wie diese Ihre Arbeitsmethodik beeinflussen.

Generell geht es bei der Arbeitsmethodik um Fragen wie Zeitmanagement, Schriftstücke erstellen, Input verarbeiten, Kommunikationstechniken nutzen, Beziehungspflege, Wissen managen sowie Routinearbeiten.

Im Folgenden konzentrieren wir uns auf „naheliegende“ Aspekte wie Schreibtisch-Organisation, Routinearbeiten und Beziehungspflege. Mehr zu den anderen Aspekten finden Sie im Wissensnetz.

Zwei Kategorien und drei Fragen – Sich selbst managen

Eine effiziente Arbeitsmethodik kennt zwei wichtige Oberkategorien „Erledigen“ und „Ablegen“.

Zur Kategorie „Erledigen“ zählt alles, was Sie noch bearbeiten müssen, wie Korrespondenz, Formulare, Arbeitsaufträge etc.

Die Kategorie „Ablegen“ gehört, klären Sie anhand dieser drei Fragen:

• Wird diese Information jemals wieder gebraucht? Wenn nicht: sofort wegwerfen!
• Gibt’s es eine Alternative, an diese Informationen zu kommen, etwa das Internet? Wenn ja: sofort wegwerfen!
• Wissen Sie sofort, wo Sie suchen würden, wenn Sie dieses Papier benötigen? Wenn nicht: sofort wegwerfen!

Die Arbeitsmethodik überprüfen

Zeichnen Sie mindestens eine Woche lang auf, wann Sie welche Arbeit wie erledigen. So können Sie sich Ihre Arbeitsmethodik bewusst machen.

Übernehmen Sie feste Aufräum-Rituale in Ihren Terminplaner: Etwa abends alle erledigten Jobs vom Schreibtisch in die Ablage transferieren und einmal wöchentlich Großreinemachen auf dem Schreibtisch.

Überprüfen Sie Ihre Arbeitsmethodik bei beruflichen Veränderungen wie Übernahme neuer Aufgaben, bei Beförderung oder wenn Sie einen neuen Chef bekommen.

Im Zentrum: Ihr Schreibtisch – Sich selbst managen

• Sorgen Sie für Übersicht: Nur tagesaktuelle Unterlagen gehören in Reichweite.
• Ihr Arbeitsplatz besteht nicht nur aus Ihrer Schreibtischfläche, sondern aus allen Elementen, die Sie von Ihrem Stuhl aus erreichen können. Auch hier sollten nur Dinge gelagert sein, die Sie täglich benötigen.

Für Ihre Arbeitsmethodik: Finden Sie den 20-Prozent-Hebel. So sollten Sie bei einer Recherche versuchen, 80 Prozent der Daten und Analysen in 20 Prozent der verfügbaren Zeit zu sammeln und durchzuführen

• Alle Dinge, die Sie nicht mehrmals am Tag benötigen, gehören in leicht erreichbare Schubladen oder Ablageflächen hinter und neben Ihnen
• Installieren Sie – mit Ihren Mitarbeitern – ein schlüssiges Wiedervorlage-System: Es sichert Ihnen Zuverlässigkeit und Umsetzungsstärke.
• Entwickeln Sie eigene Checklisten, um Ihren Arbeitsplatz „schlank“ zu halten.

Routinearbeiten – Sich selbst managen

• Fragen Sie sich stets: Was muss ich selbst erledigen? Was sollte ich erledigen lassen? Was muss sofort erledigt werden? Was hat/braucht Zeit, um später erledigt werden?
• Delegieren Sie alle Arbeiten, die Sie nicht unbedingt selbst erledigen müssen.
• Nehmen Sie nötigenfalls Profidienste wie Kuriere oder Schreibservice in Anspruch.
• Nichts ist unproduktiver als ein Hin und Her zwischen verschiedene Aufgaben bearbeiten Sie ein Schriftstück so, dass Sie es nur einmal zur Hand nehmen müssen.
• Erstellen Sie Schriftstücke in einem Durchgang: zuerst die Skizze, dann der Text, die Korrektur (nur bei Wichtigem empfiehlt es sich, darüber zu schlafen) und der Versand.

Offen für neue Ideen – Sich selbst managen

Wenn Sie viel Zeit am Schreibtisch aufbringen, um administrative Arbeiten zu erledigen, sollten Sie regelmäßig den Austausch mit anderen suchen. Kommen Sie mit ihnen ins Gespräch über die Themen, die Sie gerade beschäftigen.

Zur Beziehungspflege können Sie eine Datenbank mit Kunden oder Gesprächspartnern anlegen mit Angaben zu Kompetenzen, Funktionen, Werdegang, aber auch Hobbys und anderen Interessen.

Unabdingbar dabei ist:

• Sie müssen Ihre Beziehungen pflegen, nur so können sie sich entfalten.
• Bleiben Sie wach für neue Erfahrungen und Anregungen, bauen Sie ständig neue Kontakte auf und halten Sie diejenigen aufrecht, die Sie fördern und fordern.
• Nehmen Sie sich Zeit zum Experimentieren mit einer neuen Technik in Sachen Arbeitsmethodik. Prüfen sie immer wieder neue Ideen, und behalten Sie, was funktioniert. Tauschen Sie sich regelmäßig mit Freunden und Kollegen über Fragen zur Arbeitsmethodik aus!

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