Die Basis aller Projekte – Projektauftrag und Briefing

Die Basis aller Projekte: Projektauftrag und Briefing

Die Basis aller Projekte – Projektauftrag und Briefing: Was sind Zweck, Mittel und Umfang einer Aufgabe? Das Briefing (auch Auftragsklärung oder Projektdefinition/Projektauftrag) ist eine der wichtigsten Kommunikations- und Führungsaufgaben. Ganz gleich, ob mit Mitarbeitern, Kunden, Partnern oder Lieferanten wie etwa Werbeagenturen. Am Beginn der Arbeit an einem Projekt steht das Briefing, die schriftliche Fixierung der Aufgabenstellung. Damit wird sichergestellt, dass alle die Aufgabe verstehen und alle relevanten Informationen erhalten, um ihre Aufgabe zu erfüllen.

Drei Grundprinzipien

• Klare Zieldefinition

Bevor Sie jemanden briefen, müssen Sie Ihre Ziele klar definieren. Erst dann können Sie die Ergebnisse danach beurteilen, ob Sie die vorgegebenen Ziele erfüllen. Fakten zählen, nicht Meinungen oder Vermutungen.

• Gleicher Informationsstand

Ziel ist immer der gleiche Wissensstand bei allen Beteiligten. In Besprechungen sollten immer alle für die Aufgaben wichtigen Personen dabei sein. Aber auch nicht mehr

• Partnerschaftliches Verhältnis

Die jeweils zuständigen Instanzen und Mitarbeiter befehlen nicht und empfangen auch keine Befehle, sondern sie versuchen sich gegenseitig von ihren Auffassungen zu überzeugen. Genauso lassen alle Beteiligten Argumente der anderen Seite gelten und respektieren einander.

Das gehört dazu

Das Briefing sollte in klarer und knapper Form mindestens folgende Hauptpositionen enthalten:

• Verteiler
• Ist-Situation und Ausgangslage
• Annahmen
• Ziele und zugrunde liegende Strategie
• Aufgabenstellungen und Methode
• Vorgaben
• Ressourcen
• Zeitplan
• Ansprechpartner und Zuständigkeiten

Lassen Sie ein gesundes Maß an Flexibilität bei der Realisierung zu. Bestimmen Sie aber die kritischen Eckpunkte. Zeigen Sie das Was, nicht das Wie auf: Gute Mitarbeiter sind kreativ – sie wissen schon, worauf es ankommt.

Am Ball bleiben

Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für die Vorbereitung. Planen Sie rechtzeitig Zeit für ein Re-Briefing ein, in dem Sie den ersten Stand überarbeiten, aktualisieren und vervollkommnen können. Legen Sie immer ein Datum für eine Folgebesprechung fest.

Lassen Sie keine Gelegenheit aus, um sicherzugehen, dass das Briefing verstanden wurde. Schaffen Sie hierzu in Ihrem Team eine Kultur des Nachfragens und Nachhakens. Bauen Sie schon beim Briefing ein Alarmsystem ein, um schnell zu erkennen, ob ein Projekt aus dem Ruder läuft.

Stil des Briefings

• Formell: Wenn die Aufgabe wichtig ist und ein ganzes Team betrifft, sollten Sie immer auf ein formelles Briefing mit einem schriftlichen Protokoll setzen.
• Informell: Wenn Sie Ihr Gegenüber gut kennen, reicht oft eine mündliche Anweisung. Formelles Nachfassen kann jedoch erforderlich sein.
• Vertrauensvoll: Wenn Sie einem Mitarbeiter vertrauen, können Sie ihm Verantwortung übertragen, bei der verantwortungsvolles Vorgehen gefragt ist.
• Locker: Dabei verlassen Sie sich darauf, dass ein erfahrener Mitarbeiter Entscheidungen ohne detaillierte Anleitung oder Kontrolle trifft. Das Briefing läuft hier über den „kleinen Dienstweg“.

Dranbleiben: Arbeitsgespräche

• Beim Erreichen wichtiger Meilensteine sowie während kritischer Phasen, vor allem in der kreativen Phase, sollten Sie regelmäßig Arbeitsgespräche (Follow-up oder Nachfragen) führen. So lassen Sie Missverständnisse und Fehlinterpretationen vermeiden.
• Alle Arbeitsgespräche sollten protokolliert werden.
• Das Protokoll hält das Ergebnis der Briefing-Besprechung fest und macht Angaben über Fortführung und Terminierung der einzelnen Projekte für alle Seiten verbindlich.
• Spätestens drei Tage nach dem Gesprächstermin sollte allen Beteiligten das Protokoll vorliegen.

Visualisieren Sie alle wesentlichen Punkte auf einem Flipchat. Machen Sie davon ein Foto (bestimmt hat jemand im Team ein Fotohandy), und versenden Sie dies an alle Teilnehmer. Das erleichtert das Protokollieren.

Qualitätssicherung

• Re-Briefing (auch Projekt-Review): Ein erneutes Briefing ist immer dann nötig, wenn die ersten Ergebnisse nicht auf den Punkt kommen. Darüber hinaus können Sie es nutzen, um sicherzustellen, dass alles richtig verstanden wurde.
• „Schulterblick“: Solch ein inoffizieller Termin bietet dem Projektleiter die Chance, vor der Abschlusspräsentation ein Feedback an alle Beteiligten zu geben, ob sie auf dem richtigen Weg sind. Sie sehen dabei zwar keine fertigen Arbeiten, aber erste Entwürfe und Grundideen. Sie sollten diese Gelegenheit auf jeden Fall nutzen, schließlich soll bei der endgültigen Präsentation – auch vor Ihren Chefs – alles glattlaufen.

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