Aus Zahlen Erkenntnisse ziehen – Controlling update

Aus Zahlen Erkenntnisse ziehen – Controlling update

Information ist nicht gleichbedeutend mit Wissen. Diese Erkenntnis setzt sich angesichts der steigenden Datenflut immer mehr durch. Für Unternehmen und Organisationen gilt es, ihre umfassenden Datensammlungen als Basis für fundierte Entscheidungen zu nutzen.

Im Mittelpunkt steht dabei immer wieder das Zahlenmaterial. Diese Daten zu sammeln und zu verdichten, sie zu analysieren und zu interpretieren, Maßnahmen zu beschließen und umsetzen gehört in Ihren Führungsalltag.

Wie können Sie nun aus Zahlen Informationen sammeln und daraus nützliche Erkenntnisse oder gar Wissen gewinnen?

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Soll-IST, Ampelfarben und Trends – Aus Zahlen Erkenntnisse ziehen

Bei der Erstellung von SOLL-IST-Vergleichen werden die Informationen, die bei der Ist-Erhebung gesammelt wurden, übersichtlich dargestellt, sodass Abweichungen zwischen ursprünglichem Plan und aktuellem Stand einfach zu erkennen sind. Um solche Abweichungen besser zu erkennen, können sie mit Ampelfarben hinterlegt werden:

• grün = geringe Abweichung, keine Aktion notwendig
• gelb = mittlere Abweichung, weitere Abklärung notwendig
• rot = große Abweichung, unbedingt abklären, Aktionen vermutlich notwendig

Ergänzen Sie Ihre Analyse mit einem Trend für die zukünftige Entwicklung. Dies ist eine rein subjektive Schätzung. Daraus ergeben sich nochmals wichtige Hinweise auf mögliche Defizite oder Unsicherheiten. Frühzeitig erkannt, stehen mehr Handlungsoptionen offen.

„Zahlensalat“ überblicken – Aus Zahlen Erkenntnisse ziehen

Das Visualisieren von Zahlen hat eine weit eindrücklichere Qualität.

• Nutzen Sie diese Möglichkeiten, wenn Sie Ihrem Publikum bzw. Ihren Lesern etwas besonders bewusst machen wollen.
• Typische Beispiele dafür sind: Verkaufsstatistiken, Projektstrukturplan, Qualitätsplan (qualitativer Leistungsvergleich), Balkenplan (Vergleich von Terminplanungsmethoden), Auslastungsdiagramme (Ressourcenvergleich), Kostentabellen oder –grafiken (Kostenvergleich), spezifische Kennzahlen (Vergleich zu anderen Projekten), Fertigstellungsgrade (Projektfortschrittskontrolle), Projektstatustabelle etc.
• Nutzen Sie die verschiedenen Darstellungsmöglichkeiten von Säulen-, Balken-, Kreisdiagrammen etc.
• Setzen Sie Farben ein.

Controlling – Aus Zahlen Erkenntnisse ziehen

Erst die regelmäßige Auseinandersetzung mit den Zahlen ermöglicht es Ihnen, ein gutes Gefühl für deren Dimensionen zu entwickeln. Überlassen Sie diese Aufgabe nicht allein Ihren Controllern. Erstellen Sie Frühwarnindikatoren. Sorgen Sie für ein zeitnahes Controlling der wichtigen Zahlen.

Zusammenhänge erkennen 

Es gilt, aus den bestehenden Daten und Informationen die Zusammenhänge zu erkennen, Hypothesen zu bilden, diese zu prüfen und daraus unternehmerische Rückschlüsse zu ziehen. Verwenden Sie die Pareto-Regel: Mit 20 Prozent Aufwand 80 Prozent des Erfolges erzielen. Was bedeutet das für Ihre Zahlen? Wo trifft dieses Prinzip zu? Bei welchen Themen bin ich weit weg davon? Was lässt sich optimieren? Wie müsste es aussehen, wenn dies ein perfekt geführtes Unternehmen wäre? Besonders wirkungsvoll sind Diskussionen mit anderen, um gemeinsam die Analyse zu besprechen und Ideen zu sammeln.

Ins Verhältnis setzen – Aus Zahlen Erkenntnisse ziehen – Controlling update

• Vorjahresvergleich

Vergleichen Sie Ihre Zahlen mit den Zahlen aus den Vorjahren. Wo gibt es Unterschiede? Wie lassen sich diese erklären? Was ist gleich geblieben? Welche Schlüsse können sie daraus ziehen? Wo finden Sie große Hebelwirkungen?

• Benchmarking

Vergleichen Sie Ihre Zahlen mit anderen Abteilungen, Unternehmen oder Organisationen. Ideal sind Vergleichszahlen mit ähnlich gelagerten Organisationseinheiten oder sogar Wettbewerbern oder Marktführern.

Die Auseinandersetzung mit den Zahlen, also das In-Ruhe-darüber-Nachdenken und Vergleichen, muss je nach Ihrer Funktion regelmäßig geschehen: täglich, wöchentlich oder mindestens monatlich.

Die Qualität von Zahlen

Nur mit zuverlässigen Zahlen lässt sich ein Unternehmen sicher führen. Dies sollten Sie beachten:

• Wo wurden die Zahlen erfasst? Sind die Zahlen an der Quelle erfasst worden?
• Wann wurden die Zahlen erfasst? Wie aktuell sind die Zahlen?
• Wer hat die Zahlen erfasst? Wie zuverlässig ist die Erfassung? Gibt es bei der Erfassung persönliche Interessen?
• Wie wurde gemessen? Wie sind die Zahlen entstanden? Welche sind Plan- und welche Ist-Zahlen?
• Wie kann die Zuverlässigkeit von Zahlen vergrößert werden? Was hätte das für einen Nutzen und welche Kostenfolgen?

Verteilen Sie Ihre Aufmerksamkeit mehr auf Menschen als auf Zahlen. Schlussendlich sind es die Menschen, die die Zahlen erstellen!